Auslandsreisekosten ab 01.01.2026 – so verfahren Sie richtig

Das Bundesministerium der Finanzen nennt in einem eigens veröffentlichten Schreiben etliche Einzelheiten rund um die steuerliche Behandlung von Reisekosten bei betrieblichen und beruflichen Auslandsreisen (BMF-Schreiben vom 05.12.2025, Geschäftszeichen: IV C 5 – S 2353/00094/007/012). Die Ausführungen müssen Sie bei der lohn- und einkommensteuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen beachten. Zugleich listet das BMF die seit Anfang des Jahres 2026 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten auf.

Die Werte der Verpflegungspauschalen wurden ­aktualisiert

Mehraufwendungen für Verpflegung dürfen Sie im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit mit Pauschbeträgen berücksichtigen. Bei Selbstständigen erhöhen die Beträge die Betriebsausgaben, bei Arbeitnehmern die Werbungskosten aus nichtselbstständiger Arbeit. Anders verhält es sich mit den Pauschbeträgen für Übernachtungen. Hier sind beim Betriebsausgaben- und Werbungskostenabzug nur die tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten maßgeblich – die Pauschalen können Sie nicht ansetzen (hier gelten unverändert die Regelungen des BMF-Schreibens vom 25.11.2020).

Das BMF-Schreiben listet für jeden einzelnen Staat die aktuellen Pauschbeträge auf. Für einige Länder gibt es zusätzliche Unterscheidungen. (Beispiel: Bei den Vereinigten Staaten wird teilweise nach Bundesstaaten oder Städten unterschieden.) Erfreulich: In dem BMF-Schreiben sind die Länder nutzerfreundlich in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt. Zudem sind geänderte Pauschbeträge fett gedruckt. So sehen Sie auf Anhieb, ob sich in dem betreffenden Land Abweichungen zum Vorjahr ergeben. Fest umrissene Regelungen gelten bei mehrtägigen Auslandsreisen in unterschiedliche Länder:

Anreisetag: Maßgeblich ist der Pauschbetrag des Orts, der vor 24 Uhr Ortszeit am Anreisetag erreicht wird – wenn an dem Tag dort noch keine Tätigkeit ausgeübt wird.

Zwischentage: Die Pauschalen richten sich nach dem Ort, an dem sich der Reisende vor 24 Uhr aufhielt.

Abreisetag: Hier gilt der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts im Ausland.

Kürzungen für Frühstück, Mittag- und Abendessen

Werden Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder andere Personen gestellt, müssen Sie die jeweilige Tagespauschale nach festgelegten Prozentsätzen kürzen. Wird ein Frühstück gestellt, reduziert sich die Pauschale um 20 % des Tagesbetrags. Für das Mittag- und Abendessen beträgt die vorzunehmende Kürzung jeweils 40 %. Kommt es zu einer Vollverpflegung, verbleibt gar keine anzurechnende Pauschale. Die Kürzung erfolgt stets bezogen auf die maßgebliche Pauschale für den jeweiligen Tag – unabhängig davon, in welchem Land die Mahlzeit tatsächlich eingenommen wurde.

Was gilt bei der Lohnsteuer und der Sozialversicherung?

Der Arbeitgeber kann seinen Mitarbeitern Reisekosten bis zur Höhe der Pauschbeträge steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Bei der Mitarbeitererstattung gilt das für Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten gleichermaßen. Dann entfällt bei den Beschäftigten der Ansatz als Werbungskosten in der persönlichen Einkommensteuererklärung (keine doppelte Vergünstigung).

Was darf der Arbeitgeber als Verpflegungs- und ­Übernachtungspauschale erstatten?

Eine Geschäftsführerin unternimmt eine dreitägige Geschäftsreise nach London. Ihre Reisedaten: Anreise (Tag 1): Start in Deutschland, Ankunft in London um 14 Uhr. Tag 2: kompletter Arbeitstag in London, Abreise (Tag 3): Rückflug in London um 20 Uhr, Ankunft in Deutschland: 22 Uhr. Die Firma kann der Geschäftsführerin diese Verpflegungspauschalen abgabenfrei erstatten:

1. An- und Abreisetag (Abwesenheit jeweils über 8 Stunden) 2 × 44 €
2. Zwischentag komplett: 66 €

Die maximal steuerfreie Gesamterstattung beträgt somit 154 €, sofern keine Mahlzeiten gestellt wurden. Erhält die Geschäftsführerin am zweiten Tag Frühstück und Abendessen, ist die Pauschale für diesen Tag um 60 % zu kürzen (20 % Frühstück, 40 % Abendessen). Die Übernachtungspauschale für London beträgt 163 € × 2 Nächte = 326 € und kann der Mitarbeiterin ebenfalls abgabenfrei erstattet werden.